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作为建设最早，用户最多、最常用的管理信息化系统之一，OA系统在国内大中型企业中已经得到了普遍应用，并成为这些企业进行组织管理、知识管理、流程管理和集团管控等不可或缺的工具。经过多年的发展，许多企业的业务规模、管理模式已经发生了显著变化，并由此产生一些新的应用需求，很多原有的OA系统面临着优化、升级。
对此，国内知名OA企业北京慧点科技有限公司（简称慧点科技）的OA产品经理李小娟指出，OA系统建设不是“一次性”工程，系统建成后的应用深化、系统完善不容忽视。定期检查OA应用现状并进行针对性的改善，不仅有助于保持系统的健康、稳定运行，更有利于企业办公和管理效能的提升。
慧点科技OA产品经理 李小娟
避开升级的五大误区
李小娟认为，OA系统升优化、升级的驱动力是企业的战略发展目标。但是从目前的情况来看，很多企业在对OA系统进行优化、升级的时候，存在一些误区。这些误区的存在，使得升级后的OA系统效果通常不尽如人意。这些误区主要包括：
其一，为了优化而优化，盲目地追求技术的先进性，而忽略了企业的应用需求现状，造成IT系统和管理现状不匹配，导致“大马拉小车”的资源浪费。
其二，过于谨慎、保守，没有充分考虑技术和管理理念的前瞻性，出现“一上线就落后”的尴尬局面。
其三，过分拘泥于原有系统的操作和部署模式，没有充分利用先进技术、新模式所带来的操作便捷和灵活部署优势。这样做虽然用户对升级后操作的变化感觉不大，但升级后系统的效率、应用便捷性和用户体验的提升却受到局限。
其四，过于强调满足业务操作层面的需求，而没有充分考虑企业管理层的决策需求，造成系统应用无法与企业的经营战略相匹配，不能很好地为管理决策提供支持。
其五，系统优化、升级工程庞大，对管理层和用户层的使用习惯改变过大，影响了系统推广效率和企业的日常运营管理。
“OA系统与企业的管理理念和战略发展是密不可分的，不能单独考虑OA系统是否要优化、升级。所以，OA系统的优化、升级是一项非常复杂的系统工程，要建立在对企业管理的方方面面再次审视的基础之上。”李小娟说，“OA系统是企业管理理念的展示平台和管理触角的延伸，OA建设不能脱离企业管理现状，而是要满足企业的组织架构、人力资源、企业战略等方面的管理诉求，成为业务发展的IT基础支撑平台。”
她补充说，慧点科技长期致力于国内大型企业的OA系统规划和建设，已经为40余家央企为代表的千余家大型企业提供了产品与服务，能够为企业带来稳定、先进的系统，以及丰富的企业管理和系统建设经验。
关注大协同、移动化和数字化
李小娟认为，企业在优化、升级OA系统时，既要考虑技术的先进性，又要综合评价企业的实现需求，充分考虑各个层面的IT诉求，让OA系统成为一个协同工作、资源共享、决策支持的管理平台。
就当前的技术和管理发展趋势来看，李小娟认为，OA系统优化、升级时应该关注大协同、移动化和数字化。“未来改变集团型企业管理模式的关键因素就是IT系统带来的管理的大协同、移动化和数字化。这三个因素将改变企业内部运营管理模式，打破企业传统的层级企业管理模式，推动企业组织的网络化和管理创新。”李小娟说。
其中，大协同是OA价值的重要体现。OA系统的功能已经从传统的邮件和公文管理延伸到企业协同办公和管控领域的方方面面，从传统的电子化向协同化和关注管控性发展。协同化的OA系统有助于企业全面提升企业业务协同效率、深化协同领域的应用深度，同时能将企业的管理规范、业务规则、管控要求等有效地从原来的文档直接嵌入到业务操作环节中落地。与此同时，随着协同应用的深入，企业需要考虑各个应用间的连接，建立起业务系统协同工作、跨组织层级的运营管理协同的大格局。这样，大协同下的OA应用不仅能固化业务流程，还能打破部门壁垒，实现以业务为导向的管理协同，提高企业的市场响应速度，强化竞争优势。
移动化已经成为OA系统建设的必选项。OA移动化可以释放管理效能，促进业务协同，同时还能简化、强化内部沟通，打造企业文化宣传的入口和重要阵地。因为OA系统涉及到的业务流程较多，而企业管理还处在不断调整、变化中，因此，企业在进行移动OA选型时，除了要关注移动平台本身的安全性、响应速度、稳定性和操作友好性外，还应该关注其与OA的匹配性。移动OA平台要与OA系统保持高度一致，而不必因OA系统中的流程、表单的调整而引发系统重建，或者带来大工作量的调整。据悉，慧点科技的集团型协同办公产品可以帮助企业搭建一个集协同办公、移动审批和在线沟通为一体的即时办公环境，帮助企业建立起高效运营和符合内控管理要求的监管机制，使得企业内部知识传递更加便捷、通畅。此外，慧点科技的移动OA采用配置化实施策略，开发者仅需对OA中需要移动化的流程或应用进行配置即可实现应用的移动化。
OA系统的数字化首先服务于企业内部的管理决策支持，促进企业内部管理流程的PDCA精益管理；其次还服务于供应商，这说明企业的OA系统不再局限于企业内部管理，还强调企业内外部的协同、沟通，打通上下游产业链。李小娟透露，慧点科技的集团型协同办公产品，在产品设计时就充分考虑了客户的数字化需求，提供效能统计功能，帮助用户构建能够满足各种决策需求的应用。
从源头上避免推倒重来
随着管理水平的提升和管理理念的变化，OA系统不可避免地需要升级和优化。李小娟告诉记者，如果OA系统的平台不支持迭代开发，系统在升级和优化时，往往会采用推倒重来的方式，这给不仅给企业带来很大的经济损失和升级周期的延长，而且带来很多隐性的损失。比如，管理不能延续，运营管控不能纵向贯穿，重建的系统不适用于所有成员企业，用户使用习惯改变带来的培训成本居高不下，系统历史数据孤岛林立等。
因此李小娟认为，IT管理部门在做选型时，就应该选择一个可以支持迭代开发、平滑升级的基础平台，这样既能快速响应内部需求，又能实现系统的平滑升级。她表示，慧点科技的OA系统平台可以全面满足集团型企业的这些需求，并已在大型集团企业中广泛推广应用。
李小娟强调，集团型企业具有管理方式和成员组成、业态模式多样化的特点，很难用一个绝对标准来衡量和要求所有成员企业。因此，集团型企业的IT系统要充分适应企业管理的多样性，既要满足集团统一管控的发展要求，也要考虑不同业务单元的实际需求。OA系统建设按照多租户方式进行部署，在共享基础数据的前提下实现单个租户应用和数据的独立，就是一个很好的选择。
李小娟总结道，慧点科技的OA系统平台具有支持多租户部署、移动化、数字化、迭代开发、平滑升级等特点，采用的高性能、可伸缩的集团化架构设计，能够帮助集团企业建立全集团统一且兼顾各成员企业差异化的协同办公平台，实现“统一规划、统一设计、统一建设、统一运维、统一升级、统一管理”的信息化管控目标，降低集团企业因系统升级优化带来的管理、运营成本和风险。
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